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問い合わせ対応にかかる時間75時間が90%減の7.5時間に Tayoriで進める社内IT化

やまとびと株式会社

やまとびと株式会社取締役

堀井彬孝氏

季刊誌の発行
県内ツアーの企画・運営

Tayoriの活用方法

問い合わせフォーム

「やまとびと株式会社」は、1965年に奈良県桜井市にて「共栄印刷株式会社」として創業した会社です。印刷事業はもちろんのこと、現在は印刷の枠を超えてデジタルプロモーションやコンテンツ制作、イベント運営など多彩な事業を行っています。1998年には、「県内外の方に奈良の魅力を知ってもらうこと」を目的に「やまとびと事業」をスタート。季刊誌の発行や県内ツアーの企画・運営にも携わっています。

今回、お話を伺った堀井彬孝氏は都内の企業に就職後、Uターンにより同社取締役に就任。就任時から従業員の声を聞き、IT化や業務の仕組み化など社内改革に積極的に取り組んでいます。社内改革が進む中、受注した委託業務をきっかけに堀井氏はTayoriの導入を決めました。Tayoriは同社に、どのような影響を与えたのでしょうか。

印刷だけでなく、イベント運営やデザインなど多岐にわたる事業を展開

会社外観
会社外観
事業内容についてお聞かせください。

堀井 「三輪そうめん」や「木材の街」で知られる奈良県桜井市で、1965年に印刷会社として創業。奈良県を中心に、印刷を軸に印刷事業やホームページ制作、イベント運営などを行っています。デザインから印刷までを一貫して請け負うこともあります。

また、地域情報誌『やまとびと』を制作・発行しています。同誌は奈良県内外の方に奈良の魅力を知ってもらうことを目的とした「やまとびと事業」の1つで、1998年に刊行しました。「やまとびと事業」では地域情報誌の発行以外に、旅行事業やカフェの運営などを行なっています。

堀井様の業務や経歴についてお聞かせください。

堀井 取締役としてイベントや事務局の運営、BtoBの営業など多岐にわたる業務に携わっています。Tayoriの導入についても私が中心となり、進めました。経歴としては、大学卒業後に都内の企業で都市銀行のシステム企画を担当していました。その後、2018年にUターンし祖父が創業した「やまとびと株式会社」に入社し、現在に至ります。

ミスが許されない受付業務、効率性と確実さを求めてTayoriを導入

Tayori導入の経緯についてお聞かせください。

堀井 弊社では行政や事務局からの依頼で、イベントや事務局の運営業務を委託されています。運営業務の1つに「受付業務」があるのですが、受付時の確認事項が多いことから電話やFAX等のアナログ作業では対応しきれないと判断。効率的に受付業務を進められるように、システム化したいと考えました。

しかし、専用のHPを1から作成するにはコストがかかります。そこで既存のサービスを利用しようと考えて、Tayoriの導入を決めました。

Tayoriを導入する前、どのような点に課題を感じていましたか?

堀井 弊社で請け負っているイベント事業は、奈良県内の自治体が関わるものが大半です。受付業務の依頼を受注した時も、イベントの規模を考えると多くの問い合わせが来ると予想できました。さらに、当時委託したイベントは食品に関するものだったため、受付の際にアレルギーの有無など確認しなければならない項目が多数ありました。

イベント参加に必要な全ての項目を電話で確認するとなると、時間も工数もかかりますし、聞き間違いなどのミスが起こる可能性もゼロではありません。電話回線や対応できるスタッフの数にも限度がありますし、予想される問い合わせの数を踏まえると専用フォームを設置するのが良策だと考えました。専用の問い合わせフォームがあれば受付にかかる工数を減らせるうえ、記録も残るのでミスも少なくなるだろうとも思いました。

段階的に操作に慣れてスタッフのTayoriへの心理的なハードルを下げた

御社における「Tayori」の使い方を教えてください。

堀井 主に利用している機能は「フォーム」です。イベント参加に必要な項目を記載し、受付ページに申込みフォームを設置しています。弊社が請負っているイベントは複数あり、同時進行する場合もあります。普段は、1名から4名のスタッフで問い合わせ対応をしています。

全てのイベントに受付システムを構築するとなると、大変なコストがかかります。Tayoriであれば複数のフォームを作成するのも簡単にできます。Tayoriに出会えていなかったら、相当大変だったと思います。

Tayoriを導入する際に意識していたことは何でしょうか?

堀井 Tayori導入時の社内周知は私がメインで進めました。実は2018年に私が入社した時点で、スタッフから「業務上のやり取りが複雑」「電話以外に受付方法を検討できないか」などの声がありました。業務改善に関する声が上がっていた背景もあり、導入の時は「Tayoriを使えば効率的に業務を進められるよ」と伝えて、スタッフの不安を取り除けるように声がけをしました。

導入後に意識したのは、スタッフのTayoriに対する心理的なハードルを下げることです。フォームに送信されてきた受付の内容をイベントで使うファイルにコピペするなどの簡単な作業から任せて、「まずはTayoriに触れてみる」ことから始めました。

その後は問い合わせへの返信や参加者とのやり取りをするなど、段階を踏んでTayoriの操作に慣れてもらいました。操作性がシンプルなこともあり、現在はスタッフもTayoriを使いこなしており、問題なく業務は回っています。

制限機能や複製機能、多機能かつシンプルな操作性がTayoriの良いところ

「Tayori」を導入して業務に変化はありましたか?

堀井 はい。問い合わせ業務にかける時間を大きく削減できました。イベントに関する問い合わせは、多い時には1日あたり約30件ほどあります。イベントの実施期間にもよりますが、長期にわたるものだと受付期間が10ヶ月を超える場合もあります。1イベントに対し、3千件を超える問い合わせが来たこともあります。

例えば、1件あたりの対応に3分かかる問い合わせが30件あったとして、その状況が営業日換算で50日間続いたとしたら4500分、つまり75時間かかる計算です。これだけの時間がかかる問い合わせを電話やFAXで対応するとなると、人件費もかかりますし、場合によってはサービスの質が変わる等の不都合も出てきます。

しかし、フォームを使えば問い合わせ業務にかかっていた75時間を大幅に削減できます。Tayoriを導入したことでコスト削減はもちろんのこと、顧客に対する対応にムラが出ることも少なくなりました。

「Tayori」で気に入っている機能は何ですか?

堀井 シンプルな操作性です。多機能であるにもかかわらず「誰でも気軽に使える」点は、導入の決め手にもなりました。同時進行で複数のイベントを運営する必要があることから、フォームの複製機能も便利です。

あとは、問い合わせ数の上限を設定できる点です。イベントには、原則参加上限が定められています。電話やFAXでの受付であれば、受け付けた段階でスタッフが人数管理をするので、上限を超えた申し込みが来るケースはほぼありません。しかし、Web受付の場合、システム上は無限に申し込みをすることができてしまいます。

受付フォームを設置する際、あらかじめ制限をかけておけば上限がオーバーすることはありません。他のツールでも制限機能を利用できるものもありますが、オプションであるケースが多いのが実状です。Tayoriの場合は月額プラン内で制限機能を利用でき、本当に助かっています。

顧客からの信頼と協力を得て奈良県の魅力を多くの人に伝えたい

今後の展望についてお聞かせください。

堀井 今後も引き続き、既存の印刷業に加えてイベント事業とデジタルプロモーション事業の三本柱で事業を進めていきます。そのうえで、会社としては、奈良県のことを県内外の多くの方に知ってもらうことを目標に掲げています。目標を達成するためにも、すでに協力いただいているお客さまはもちろん、新規の取引先とも信頼関係を築いていきたいと考えています。

御社の目標を達成するために、「Tayori」が役に立てそうなことはありますか?

堀井 お客さまから信頼を得るには、依頼された案件をミスなく進めることが重要だと考えています。Tayoriを利用している事業でいうなら、イベント事業です。アナログで作業していると、どうしても効率が下がる、ミスが起きるなどの懸念が出てきます。デジタルツールを活用すれば、ミスが起こる確率も少なくなり、確実にイベントを成功させることができます。Tayoriを活用して1つ1つ成功を積み重ね、お客さまからの信頼獲得に繋げていきたいです。

堀井 彬孝
やまとびと株式会社 取締役
1993年生まれ。同志社大学経済学部在学中にフィリピンのアテネオデマニラ大学へ留学。卒業後、「日本電気株式会社(NEC)」に入社し、都市銀行のシステム企画を担当する。2018年、家業でもある「やまとびと株式会社」に入社。現在は、これまでの経験を活かして自治体・法人向けの営業をはじめ、IT化や業務の仕組み化など社内改革を担当している。

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